Traitement des bons de livraisons

Lorsque vous récupérez vos colis et au retour dans votre bureau vous devez :

  • vérifier le contenu du colis
  • noter sur le BL votre nom et la date du jour de la vérification
  • scanner le document et le déposer dans SILabo, si le bon de livraison est à l’intérieur du colis le transmettre à la gestionnaire.

Pour cela :

  • accéder à votre demande SILabo,
  • cliquer sur la clé dans la partie “Détail de la demande”
  • saisir la date de réception – date de vérification du colis puis valider. Si vous avez reçu tous les articles vous pouvez clôturer la demande.
  • joindre le bon de livraison à la demande en ayant préalablement indiqué dessus la date de réception et votre nom.

Pour votre information :

A partir de la date de réception du colis au sein de notre unité, nous avons 15 jours (ou délai défini dans les termes du marché) pour procéder à la vérification et la constatation de la conformité de la commande.

En l’absence de décision prise et notifiée au fournisseur, la prestation reçue est considérée admise.

Si ce que vous avez reçu ne correspond pas à votre demande ou si le contenu est abimé, merci de prendre contact rapidement avec la gestionnaire.

Il est important pour le SGAF de récupérer les bons de livraison car :

  • à partir de ce document nous pouvons saisir dans les outils de gestion le service-fait qui déclenche le paiement de la facture au fournisseur.
  • le bon de livraison est un document comptable que nous devons conserver au sein de l’unité, il nous est demandé en cas de contrôle et pour la justification financière de vos contrats.

Sachez que les fournisseurs envoient leurs factures à chaque expédition de colis, c’est pourquoi nous vous demandons de bien vouloir transmettre ces bons de livraison au fur et à mesure et de ne pas les stocker jusqu’à réception complète de la commande.

Consulter le processus de réception d’un colis

 

Ordre de mission

Tout agent en mission doit être muni OBLIGATOIREMENT d’un ordre de mission établi avant la date de départ et signé du directeur d’unité. Depuis 2023, le CNRS et l’AMUE ont souhaité mettre en place une offre de service pour la gestion des missions à destination de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche (ESR). Il vise à dématérialiser entièrement le processus mission : de la demande de mission à la liquidation de l’état de frais.

A l’ICGM nous avons fait le choix de saisir toutes les demandes sur Etamine que ce soit pour les missions avec frais ou sans frais quel que soit votre tutelle d’appartenance ou les crédits imputés.

Avant de saisir votre demande de mission, vous devez mettre à jour votre profil Notilus : https://esr-cnrs.notilus-pio.cegid.cloud

Pour cela cliquez sur la flèche à droite de votre nom, puis sur Profil.

Vous devez renseigner obligatoirement les données suivantes :

  • Mes données / Mes informations personnelles : date de naissance et ville de naissance
  • Informations de contact : téléphone personnel et professionnel
  • Adresses : personnelle et professionnelle
  • Contact d’urgence : nom et numéro de téléphone

Vous pouvez renseigner les éléments concernant les documents d’identité, les cartes d’abonnement et de fidélité et le véhicule si vous le souhaitez.

Une fois les données saisies vous devez cliquer sur “enregistrer” puis “synchroniser le profil”.

Ensuite vous pouvez vous connecter à l’application Etamine pour saisir votre demande de mission : https://etamine-connecte.cnrs.fr 

Un justificatif de mission (lettre d’invitation, programme, etc.) est obligatoire et doit être joint dans Etamine.

Pour les ordres de mission avec frais, vous devez choisir sur Etamine la tutelle en charge du financement et dans le cas d’un financement CNRS la gestionnaire en charge du contrat, puis le financement souhaité :

  • sur contrat en indiquant la tutelle et le nom du contrat dans “origine d’enveloppe”
  • sur frais de dotation ou report de contrat en indiquant la tutelle et le nom du financement dans “entité dépensière”

Dans le cas d’un financement UM ou ENSCM, vous devez choisir le département (“service”) et le nom du contrat (“eOTP”).

Une fois la demande transmise et validée, vous pourrez faire vos réservations sur Goelett via Notilus pour les financements CNRS ou via Travel Planet pour les financements UM et ENSCM.

Une fois toutes les validations obtenues, la gestionnaire vous transmettra votre ordre de mission.

Si vous avez une question, vous pouvez l’adresser à l’adresse icgm-missions-mm@umontpellier.fr

Processus accéléré : Accès accéléré aux pré-réservations des prestations de transports et hébergement. C’est un service qui vous donne un accès direct à Notilus et Goelett suite à la transmission de votre demande de mission dans Notilus (hors MLD et pays à risque). Cette fonctionnalité implique que le financement de la mission soit sur des crédits CNRS. Nous vous déconseillons fortement son utilisation. En effet, le processus se fait en parallèle de la demande dans Etamine et les réservations ne pourront être traitées que lorsque la demande Etamine sera entièrement validée. Le délai d’approbation étant très court, s’il est dépassé vous devrez refaire vos réservations.

Pour les ordres de mission sans frais, ce qui implique qu’aucune dépense ne vous sera remboursé par l’ICGM, il faut obligatoirement cocher dans la demande Etamine la case “hors tutelle de l’unité” dans la partie financement. Les gestionnaires vous renverront l’ordre de mission sans frais.

Infos utiles : 

https://extra.core-cloud.net/projets/ESR_Missions/SitePages/Didacticiels.aspx

https://extra.core-cloud.net/projets/ESR_Missions/SitePages/Guides%20d%27Utilisation.aspx


Courrier

Vos courriers peuvent être envoyés :

  • En interne à destination des services ou laboratoire du CNRS, de l’UM, de l’ENSCM. Pour cela vous pouvez utiliser les enveloppes courrier interne à trou. Pour rappel, la case courrier ICGM est CC043.
  • En externe, courrier simple ou en recommandé. Des formulaires sont disponibles à l’accueil du bâtiment Balard.

A noter : il vous faut compléter l’adresse du destinataire sur l’enveloppe, indiquer vos coordonnées et déposer votre courrier dans la bannette “courrier départ” située dans la pièce du photocopieur à votre étage.

Utilisation carte Sodexo

Chaque département bénéficie d’une carte permettant de convier vos invités au restaurant administratif du CNRS “Le Central” et à la cafétéria “Balard”. Pour cela vous devez :

  • Réserver la carte auprès du responsable de votre département.
  • Lors de votre passage en caisse, récupérer les tickets de la carte
  • Puis compléter une demande dans SILabo en indiquant comme fournisseur “Sodexo carte Dpt”, et indiquer comme source de financement obligatoirement un contrat CNRS.
  • Après utilisation remettre la carte avec les tickets au responsable du département.
Colis
  • Pour un envoi simple en France, vous pouvez utiliser les formulaires de Colissimo, disponibles à l’accueil du bâtiment Balard.
  • Un marché CNRS pour les prestations de transport est attribué à DHL International Express. Via ce marché il est possible d’envoyer des documents papier en France et à l’International ; des colis (uniquement en France et UE) dont le poids est inférieur à 30kg, d’un montant inférieur à 20k€, non soumis à frais de douane et non soumis à réglementation spécifique (matière dangereuse, animaux vivants, contraintes de température).
  • Si votre colis ne respecte pas les conditions du marché, l’envoi se fera par l’unité d’appui à la recherche Ulisse.

Pour l’envoi d’un colis, merci de pré-compléter les informations via le formulaire “Formulaire envoi DHL” et vous adresser à une gestionnaire du SGAF. Pour un départ le jour même la demande doit être effectuée avant 11h30.