Traitement des bons de livraisons

Suite à la réception d’un colis, vous devez vérifier ce dernier au retour dans votre bureau et indiquer la date et votre nom sur le bon de livraison. Vous devrez ensuite déposer ce bon de livraison sur SILabo et transmettre l’original du document à la gestionnaire ayant saisie la demande. Si la livraison n’est pas conforme à votre demande, merci de prendre contact au plus tôt avec la gestionnaire concernée.

Ordre de mission

Tout agent en mission doit être obligatoirement muni d’un ordre de mission établi avant la date de départ et signé du directeur d’unité. Pour obtenir cet ordre de mission, une demande doit se faire via le formulaire de demande d’ordre de mission ICGM pour :

  • un ordre de mission sans frais, ce qui implique qu’aucune dépense ne vous sera remboursée par l’ICGM (ex : invité à un jury de thèse). Le formulaire complété doit être transmis à l’adresse générique : icgm-missions-mm@umontpellier.fr
  • un ordre de mission avec frais sur dotation ou reports de contrats gérés par le Pôle de Gestion des Moyens Financiers Mutualisés : le formulaire doit être complété et signé obligatoirement par le responsable du département puis transmis à l’adresse générique :icgm-missions-mm@umontpellier.fr.  Si le formulaire n’est pas signé, votre demande ne pourra être traitée.
  • un ordre de mission sur contrat : le formulaire doit être complété et signé par le responsable scientifique du projet puis transmis à la gestionnaire du contrat.
Courrier

Vos courriers peuvent être envoyés :

  • En interne à destination des services ou laboratoire du CNRS, de l’UM, de l’ENSCM. Pour cela vous pouvez utiliser les enveloppes courrier interne à trou. Pour rappel, la case courrier ICGM est CC043.
  • En externe, courrier simple ou en recommandé. Des formulaires sont disponibles à l’accueil du bâtiment Balard.

A noter : il vous faut compléter l’adresse du destinataire sur l’enveloppe, indiquer vos coordonnées et déposer votre courrier dans la bannette “courrier départ” située dans la pièce du photocopieur à votre étage.

Utilisation carte Sodexo

Chaque département bénéficie d’une carte permettant de convier vos invités au restaurant administratif du CNRS “Le Central” et à la cafétéria “Balard”. Pour cela vous devez :

  • Réserver la carte auprès du responsable de votre département.
  • Lors de votre passage en caisse, récupérer les tickets de la carte
  • Puis compléter une demande dans SILabo en indiquant comme fournisseur “Sodexo carte Dpt”, et indiquer comme source de financement obligatoirement un contrat CNRS.
  • Après utilisation remettre la carte avec les tickets au responsable du département.
Colis
  • Pour un envoi simple en France, vous pouvez utiliser les formulaires de Colissimo, disponibles à l’accueil du bâtiment Balard.
  • Un marché CNRS pour les prestations de transport est attribué à DHL International Express. Via ce marché il est possible d’envoyer des documents papier en France et à l’International ; des colis (uniquement en France et UE) dont le poids est inférieur à 30kg, d’un montant inférieur à 20k€, non soumis à frais de douane et non soumis à réglementation spécifique (matière dangereuse, animaux vivants, contraintes de température).
  • Si votre colis ne respecte pas les conditions du marché, l’envoi se fera par l’unité d’appui à la recherche Ulisse.

Pour l’envoi d’un colis, merci de pré-compléter les informations via le formulaire “Formulaire envoi DHL” et vous adresser à une gestionnaire du SGAF. Pour un départ le jour même la demande doit être effectuée avant 11h30.